• Facebook
  • LinkedIn

Procedura zgłaszania naruszeń

PROCEDURA ZGŁASZANIA I SYGNALIZOWANIA NARUSZEŃ

O tym, co dzieje się w firmie czy instytucji publicznej najlepiej i najwięcej wiedzą jej pracownicy. Wiedzą również o nadużyciach oraz innych zagrożeniach dla interesu swojego pracodawcy. Badania pokazują, że to najlepsze źródło wiedzy dla tych pracodawców, którzy chcą zapobiegać nieprawidłowościom i naruszeniom w miejscu pracy.

PO CO PRACODAWCY SYSTEM ZGŁASZANIA NARUSZEŃ W MIEJSCU PRACY? JAK JE WDRAŻAĆ, ABY DZIAŁAŁY?

Coraz częściej potencjał pracowników dostrzegają ustawodawcy, wprowadzając do swoich porządków prawnych obowiązek wdrożenia systemu zgłaszania naruszeń. Są jednak firmy, które systemy zgłaszania nieprawidłowości wprowadzają same, słusznie zakładając, że lepiej zapobiegać, a jeśli już naruszenia w miejscu pracy zaistniały, lepiej działać zanim dowie się o nich regulator, Państwowa Inspekcja Pracy, organy ścigania czy opinia publiczna. Pamiętamy, jak długo i jakim kosztem jedna z sieci handlowych odbudowywała swoją reputację po ujawnieniu łamania praw pracowniczych. Ale czy system zgłaszania nieprawidłowości zawsze zadziała i będzie skutecznie chronił organizację przed nieprawidłowościami i naruszeniami? Nie zawsze. Samo wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości wraz z procedurą sygnalizowania naruszeń przez sygnalistę nie spowoduje, że pracownicy mu zaufają i będą skłonni z niego korzystać. Są pewne warunki brzegowe, których spełnienie pozwala zbudować system wiarygodny dla pracowników.

JAKIE TO WARUNKI?

Po pierwsze pracownicy potrzebują poczucia bezpieczeństwa. Procedura sygnalizowania naruszeń powinna więc gwarantować, że zgłaszanie naruszeń nie wywoła negatywnych skutków dla pracownika sygnalizującego. Trzeba chronić dane osobowe zgłaszającego. Nie zawsze to jednak wystarczy. Badania pokazują, że większość z tych, którzy deklarują gotowość sygnalizowania wątpliwości etycznych, wolałaby zrobić to anonimowo. Optymalnie gdy system umożliwia zgłoszenia bez podawania danych osobowych.

Po drugie każdy sygnał o naruszeniach powinien być rzetelnie zbadany, a jeśli się potwierdzi – nieprawidłowości trzeba usunąć. Wśród najczęstszych powodów, dla których ludzie nie chcą zgłaszać naruszeń jest przekonanie, że to niczego nie zmieni.

Po trzecie z powodów, o których mowa powyżej, warto zadbać o informację zwrotną dla pracownika, który dokonał zgłoszenia naruszeń. Nic nie zniechęca bardziej do działania niż tzw. pisanie na berdyczów.

Po czwarte, jeśli chcemy przekonać pracowników, że korzystanie z procedury zgłaszania naruszeń ma szansę coś zmienić, poinformujmy ich w cyklicznej informacji o tym, jak system działa, skupiając się na pozytywnych efektach oraz zmianach, które dzięki zgłoszeniom udało się przeprowadzić. Tym samym pokazujemy pracownikom, że system działa dzięki nim oraz że mają wpływ na jakość swojego środowiska pracy i kondycję pracodawcy.

Po piąte budujmy poczucie identyfikacji pracownika z miejscem pracy. Znów odwołując się do badań, przypomnieć można, że powodem dla których ludzie nie chcą zgłaszać naruszeń jest podejście „to nie moja sprawa”.

Po szóste procedury sygnalizowania naruszeń muszą chronić również dobre imię pracowników rzetelnie pracujących przed fałszywymi pomówieniami lub przed pomyłkami. Jak to zrobić? Zadbać o dwie sprawy. Pierwsza to poufność wszystkich zgłoszeń, a w szczególności zawartych w nich danych osobowych, w tym osoby wskazanej jako winnej naruszenia. A druga to rzetelne badanie wpływających sygnałów. O ile pracownik sygnalizujący ma prawo do błędu i nie powinien zajmować się zbieraniem dowodów, to pracodawca ma narzędzia, aby wątpliwości etyczne sprawdzić. Po siódme w końcu procedura zgłaszania naruszeń powinna być tylko jednym z elementów szerszego programu etycznego w firmie lub instytucji publicznej. To poprzez szerszy program etyczny, obejmujący na przykład kodeks etyki, normy etyczne, pewien klimat i świadomość, czego robić nie wypada, a też zapewniamy infrastrukturę wspierającą etyczne funkcjonowanie organizacji i zespołu. Program etyczny pozwala pokazać zespołowi, że kierownictwo jest w kwestie etyki prawdziwie zaangażowane i nie traktuje tych spraw jak przysłowiowy kwiatek do kożucha. Sam program etyczny powinien obejmować szkolenia z poszczególnych zagadnień etycznych w życiu firmy i – w szczególności – na temat systemów zgłaszania naruszeń oraz procedur sygnalizowania naruszeń. Takie szkolenia to nie tylko okazja do przekazania informacji o praktyczno-technicznych aspektach korzystania z systemu zgłaszania nieprawidłowości, ale też do pracy nad mitami i stereotypami dotyczącymi zgłaszania naruszeń.

Kontakt

LINIA ETYKI Sp. z o.o.

ul. Wojska Polskiego 11
01-524 Warszawa
Tel. +48 22 290 26 26
Fax. +48 22 621 73 77
biuro@liniaetyki.pl
www.liniaetyki.pl

Linia Etyki Sygnet